Проблема была в том, что обязанности сотрудников задваивались: администратор и мастер, который делает ремонт, должны были подменять и проверять друг друга. В итоге часть работы они делать не успевали, спросить было не с кого. Сервисный центр был загружен работой, не мог принимать больше клиентов.

Собственники внедрили систему учёта, но столкнулись с тем, что обязанности работников дублировались. Обратились ко мне.

Анализ ситуации: начали с порядка в компании

В итоге анализа пришла к тому,что нужно прописать правила, по которым работает сервисный центр, и закрепить их юридически. Оформить работников по трудовой книжке, чтобы сделать их материально ответственными лицами.

Сформировали правила внутреннего распорядка и штатное расписание.

Разделили обязанности сотрудников

Вторым шагом разделили обязанности сотрудников: создала должностную инструкцию для каждой должности, прописала, чем занимается работник во время своей смены.

Написали понятные инструкции для сотрудников

Такие инструкции ещё называют регламентами. Длинный документ порядка 15 листов, где расписано:

• что сотрудник делает в начале рабочего дня
• как ему нужно отвечать на обращение клиента, готовые фразы на разные ситуации
• когда перезванивать, что уточнять у клиента. Как разговаривать по телефону
• как сдавать кассу
• как работать в системе учёта, что в ней заполнять
• как проверять, что осталось на складе
• как вести документы.

То есть, такой регламент-инструкцию распечатали, положили в специальную папку и вручают всем новым сотрудникам как памятку, чтобы он мог справиться с новой ситуацией, которая возникнет у него в процессе работы.

Подробности по вашему случаю лучше всегда уточнить за пару сообщений в личке